Форма → письмо → копирование → проверка
Единая форма → проверка
Это один из вариантов. В нашем пилоте сначала проверим список данных перед отправкой.
Как убрать лишнюю работу
Выясните, зачем нужен каждый шаг. Иногда достаточно изменить передачу данных, чтобы не делать одно и то же дважды.
Аня заполняет заявку, затем копирует поля в письмо Игорю. Можно ускорить составление письма. Но сначала команда выясняет, почему Игорь не открывает исходную заявку.
Он не получает уведомления и не знает, какая версия последняя. Общая форма поможет только вместе с уведомлением и правилом обновления. Сама по себе форма не изменит привычки.
Упростите шаг, сохранив его назначение
Если проверка нужна, необязательно отменять её целиком. Можно определить типовые условия, которые не требуют решения руководителя. Но тогда нужны ясные признаки типового заказа и маршрут для сомнительных случаев.
В первом пилоте мастерская не меняет полномочия Игоря. Она хочет отдельно проверить, помогает ли список данных перед отправкой. Упрощение согласования оставляет следующим возможным шагом.
Проведите заявку по новому пути
На копии карты отметьте изменение. Аня перед отправкой сверяет пять пунктов: модель, размеры, количество, срок и подтверждение клиента. Если данных нет, уточняет их. Затем заявку проверяют Игорь и Олег.
Проверьте неудобный случай: клиент ещё не ответил. Такая заявка не исчезает из учёта. Она остаётся открытой с причиной «Ждём клиента», а полный срок продолжает идти с момента подтверждения заказа.
Как сравнить несколько решений
Для каждого варианта объясните, за счёт чего он поможет, сколько работы потребует и что может стать хуже.
Команда рассматривает три варианта: чаще открывать очередь, сверять данные до отправки или настроить обязательные поля в программе. Они влияют на разные части задержки.
Чаще проверять полезно, если готовые заявки лежат без внимания. Список помогает заметить пропуск. Обязательные поля не дают отправить пустую форму, но не мешают указать неверный размер или формальный ответ.
будет эффект?
Как изменится путь заявки
от команды?
Запуск и постоянная поддержка
стать хуже?
Качество, срок, нагрузка
| Вариант | Что проверяем | Усилия и риск |
|---|---|---|
| Чаще проверять очередь | Мешает ли режим согласования | Нужно время Игоря; пропуски останутся |
| Список перед отправкой | Снизятся ли возвраты из-за пропусков | Нужно время Ани; список могут заполнять формально |
| Обязательные поля | Поможет ли проверка в программе | Нужна настройка; непустое поле может быть неверным |
Выберите вариант под свой вопрос
Команда начинает со списка. Его можно проверить на действующей форме, а по трём возвратам видно, что данные были доступны до отправки. Менять программу ради первой проверки пока не нужно.
Учитывайте не только запуск, но и обучение, поддержку, исправление ошибок. Нет точной оценки — укажите диапазон и причину неопределённости. Так решение можно обсудить и позже сравнить с фактом.
Как описать выбранное изменение
Из описания должно быть понятно, кто завтра будет действовать иначе и как команда заметит результат.
«Сделать заявки качественнее» — пожелание. «Перед отправкой Аня сверяет пять полей с перепиской клиента» — действие. Его можно показать сотруднику и проверить на заказе.
Команда записывает: Аня проверяет типовые заявки перед отправкой и уточняет данные; Игорь согласует условия как прежде; Олег отмечает принятие или причину возврата. Начало и конец замера не меняются.
Когда нужен инструмент
Автоматизация пригодится, если понятное правило приходится повторять много раз. Программа может проверить, заполнено ли поле. Но решить, согласован ли срок с клиентом, проверкой на пустоту не получится.
Сейчас достаточно выбрать способ улучшения. Как составить требования к автоматизации, разберём в седьмом уроке. Для пилота мастерской хватит существующей формы и списка.
Теперь договоримся с участниками: дополнительная проверка изменит их работу.
Проверьте себя · по желанию
В трёх возвратах сведения были в переписке, но не попали в заявку. Команда хочет сначала проверить эту причину. С чего начать?
Главное из урока
Будущий процесс
Выберите одно действие, связанное с проверяемой причиной. Опишите ожидаемый результат, затраты и то, что может стать хуже.
Отметка сохраняется только в этом браузере.